ideariusDerechos y deberes sobre datos personales y bases de datos
6. Inscripción
Las personas físicas y jurídicas privadas que utilicen base de datos de carácter personal para fines exclusivamente individual o doméstico no tendrán que inscribir la misma. Los titulares que utilicen las bases de datos para fines individuales como propaganda, estudios de mercado, etc. no deben inscribir sus bases, pero si de cualquier forma esa base de datos es compartida o utilizada de una forma diversa a la individual como su venta a otra empresa, deberá inscribirla, ya que la misma deja de ser para uso personal. El decreto que regula la Ley 18.331 fue publicado en el Diario Oficial el 5 de enero del 2009, por lo que el límite para proceder a la inscripción de las bases de datos sin sufrir sanciones es el 15 de abril del 2009. Las sanciones por el incumplimiento de la inscripción podrán ser de hasta quinientas unidades reajustables. Consultada verbalmente la unidad que actualmente tiene el cometido de esta inscripción, entiende que en una primera instancia, el plazo establecido por el decreto sólo se aplica a bases de datos con fines comerciales, y aquellas bases de datos que tengan fines diversos a éstos se inscribirán posteriormente. En caso de proceder la inscripción, ésta deberá identificar al responsable, deberá indicar su procedencia, las medidas de seguridad establecidas para su protección, su fuente de almacenamiento, el tiempo que los datos serán almacenados y especificar el contenido y fin de los datos. La inscripción deberá realizarse en la Unidad Reguladora y de Control de Datos Personales, órgano desconcentrado de la Agencia para el Desarrollo del Gobierno de Gestión Electrónica y la Sociedad de la Información y del Conocimiento (AGESIC).
7. Recomendaciones
En función de lo previsto por la Ley y lo expuesto anteriormente, entendemos pertinente realizar las siguientes recomendaciones con relación al uso o almacenamiento de bases de datos.
- Establecer en todo procedimiento de recolección de datos, en forma individualizada, la manifestación del consentimiento del titular, informando al titular de los datos la utilización que se dará a los mismos. El consentimiento se deberá recabar por escrito, o en caso de realizarse por Internet, mediante la aceptación de los términos en la página correspondiente. Sugerimos revisar los formularios que estén utilizando para ver su adecuación a la nueva Ley.
- Cuando se utilicen datos de terceros, solicitar en forma expresa que se cumpla con la inscripción por el titular de la base de datos para no incurrir en responsabilidades.
- No almacenar bases de datos que no se utilicen.
- Actualizar las bases de datos, especialmente las de uso comercial.
- Cuando se comercialicen bases de datos, establecer cláusula de liberación de responsabilidad por las inscripciones de las mismas.
- Analizar si corresponde la inscripción de las bases de datos utilizadas o almacenadas a los efectos de evitar sanciones. La Ley no es explícita ni clara en cuanto a cuando corresponde la inscripción, por lo que sugerimos realizar la consulta concreta a la Unidad Reguladora y de Control de Datos Personales.
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