A pesar de tener servicios de hosting que incluyen correo web empresarial (con casillas de tipo contacto@empresa.com) contratados con proveedores distintos a Google, algunas personas igual prefieren usar únicamente la interfaz de Gmail para gestionar todo su correo electrónico.
Si esta fuera la opción preferida, pueden vincularse ambos sistemas.
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Dos opciones (una más económica que otra) con un mismo fin:
Contratar hosting y, aparte, Google Workspace
Una opción sería contratar Google Workspace (originalmente conocido como Google Apps y luego como G Suite), el servicio de Google que permite crear casillas de correo electrónico @ su dominio, e incluye sistemas web adicionales como calendario, reuniones virtuales, almacenaje y edición de documentos, y muchas otras cosas más. Todo se administra desde los sistemas de Google.
Sin embargo, no todos pueden o están dispuestos a pagar los montos que cobra Google por cada usuario (USD 72 por año, pagando en base anual).
Otras personas simplemente desean pagar a un solo proveedor para alojar su web y sus correos, en vez de a varios, para simplificar su administración.
Contratar hosting y combinarlo con casillas de correo de Gmail
La alternativa es usar servicios de alojamiento web estándar (más económicos) con correo incluido, y combinarlos con Gmail.
El proceso implica 4 grandes pasos: uno en el sistema del servidor de hosting y tres en el correo de Google.
- Crear casillas de correo en el servidor de hosting (por ejemplo, persona@empresa.com). Esto suele ser hecho por el proveedor de hosting o por quien gestione estas tareas para la empresa. Estas direcciones de correo serán las que se harán públicas.
- Crear casillas de correo gratuitas de Gmail (por ejemplo, empresa.persona@gmail.com o empresa.seccion@gmail.com). Recomendamos mantener siempre el mismo formato para facilitar la gestión futura de esas casillas.
- Configurar las casillas de Gmail para que descarguen los mensajes que lleguen a la dirección de correo empresarial correspondiente (por ejemplo, configurar empresa.persona@gmail.com con los datos de persona@empresa.com).
- Configurar las casillas de Gmail para que envíen mensajes desde las direcciones de correo empresarial correspondientes, sin que los destinatarios noten la diferencia (por ejemplo, se envía desde empresa.persona@gmail.com pero los destinatarios ven como remitente a persona@empresa.com).
Detallaremos sólo los últimos dos porque son los que los clientes pueden completar por sí solos, sin necesidad de recurrir a terceros.
Usar Gmail para recibir y enviar mensajes desde casillas de correo de otro proveedor
Recuerde que los procedimientos que detallaremos a continuación deben hacerse desde una computadora, no un dispositivo móvil, y tenga en cuenta que algunos términos que usamos aquí pueden cambiar según la variación del español que usted esté usando.
Esta es la sección de Configuración / Ajustes de Gmail donde deberemos trabajar.
Configurar Gmail para retirar los mensajes recibidos en una casilla de correo de otro proveedor
- Clic en Configuración (icono de rueda dentada / engranaje, en la esquina superior derecha de la página).
- Clic en el botón “Ver todos los ajustes”.
- Clic en “Cuentas e importación”.
- En la sección “Consultar el correo de otras cuentas” clic en “Añadir una cuenta de correo”.
- Escriba la dirección de correo a añadir y de clic en el botón “Siguiente”.
- Seleccione “Importar correos electrónicos de mi otra cuenta (POP3)” y de clic en el botón “Siguiente”.
- Escriba la contraseña y el nombre del servidor POP de su proveedor (por ejemplo, mail.empresa.com).
- Marque “Utilizar siempre una conexión segura (SSL)”.
- Recomendamos marcar “Etiquetar los mensajes entrantes con:” para identificar claramente el origen de los mensajes entrados. El nombre de la etiqueta podría ser el de la cuenta de correo que se añade (por ejemplo, napellido@empresa.com).
- Clic en “Añadir cuenta”.
Configurar Gmail para enviar mensajes a nombre de una casilla de correo de otro proveedor
- Clic en Configuración (icono de rueda dentada / engranaje, en la esquina superior derecha de la página).
- Clic en el botón “Ver todos los ajustes”.
- Clic en “Cuentas e importación”.
- En la sección “Enviar como” clic en “Añadir otra dirección de correo electrónico”.
- Escriba el nombre que deberá aparece como remitente de los mensajes enviados (su nombre, el de su empresa, u otro que corresponda).
- Escriba la dirección de correo a añadir, confirme que esté activado “Tratarlo como un alias” y de clic en el botón “Siguiente paso”.
- Escriba el nombre del servidor SMTP de su proveedor (por ejemplo, mail.empresa.com), el nombre de usuario que tiene en ese sistema de correo (suele ser igual a la dirección de correo a añadir) y la contraseña de la cuenta que está añadiendo. Sólo si marcando “Conexión segura mediante TLS” Gmail reportara un fallo, pruebe marcar “Conexión segura mediante SSL”.
- Clic en “Añadir cuenta”.
- Gmail enviará un correo de confirmación a la dirección de correo a añadir. Inicie sesión en el sistema de correo de su empresa, abra el mensaje de confirmación de Gmail que habrá recibido, y de clic en el enlace. Si no viera el mensaje, puede que Gmail ya lo haya importado, sacándolo de esa casilla (ya que así lo configuramos en la sección anterior). De ser así, búsquelo en Gmail y de clic en el enlace.
Eso debería ser todo 🙂
Ya cuenta con su sistema de correo tradicional trabajando en conjunto con Gmail, desde donde cada usuario gestionará todos los mensajes entrantes y salientes, sin que quienes reciban sus mensajes sepan que está usando una cuenta gratuita de Gmail.
Obtenga ayuda en su empresa con rapidez.