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comunicación y tecnología para empresas

¿Cuáles son los errores más comunes al respaldar datos de computadoras?

en Dic 31, 2020 en Blog | Haga un comentario

Si algo me han enseñado los años asistiendo empresas y personas en la protección de su información y de sus sistemas informáticos, es que al hacer copias de seguridad (o respaldos, como se las suele conocer) hay ciertas precauciones elementales —rara vez respetadas— que nos ayudan mucho a optimizar tiempo y recursos y, sobre todo, a protegerlos para poder contar con ellos cuando más los necesitemos.

Ahora entremos en los detalles. Estos son los principales errores que deberá evitar al hacer la próxima copia de seguridad de los datos de su computadora o de sus dispositivos móviles:

1. Hacer los respaldos manualmente

El momento de hacer los respaldos no es una tarea divertida, que alguien esté esperando con ansias.

Respaldar es una tarea repetitiva, aburrida, que degrada el rendimiento de los equipos cuando se realiza y que lleva mucho tiempo.

Estas características hacen que, invariablemente, nuestro inconsciente intente aprovechar atajos, con brillantes ideas como “Esta carpeta creo que hace tiempo que no tiene cambios, así que podría no copiarla esta vez”, que sólo deparan ingratas sorpresas cuando tiempo más tarde necesitamos determinados respaldos y nos encontramos con que no los tenemos.

Las copias de seguridad deben automatizarse para que tengan consistencia y, por tanto, utilidad.

Automatizar esta tarea hace que, al menos una vez, pensemos a conciencia qué datos deben ser respaldados, y que de ahí en adelante estos se respalden siempre sin sorpresas.

Otro beneficio que tiene la automatización de estos procesos es que podemos programar los respaldos para que se realicen cuando no usamos nuestros equipos (e incluso para que los equipos se apaguen solos cuando termina la tarea). De ese modo, nunca veremos reducido el rendimiento de la computadora ni de nuestra conexión a Internet mientras la estamos usando.

2. Dejar los respaldos sin comprimir (hacer copias directas)

Las copias directas de archivos sin una compresión previa limitan la capacidad de almacenaje de respaldos, malgastando espacio de almacenamiento.

Para conservar espacio, es normal que se eliminen los respaldos más antiguos. Pero si tenemos que hacer esta tarea de limpieza demasiado seguido, puede suceder que cuando se detecte una pérdida de datos, ya no tengamos respaldos de esa fecha y nos veamos impedidos de encontrar los archivos que necesitamos, haciendo inútiles nuestros esfuerzos.

Recuerde que muchas veces pasa bastante tiempo hasta que se descubre que algo fue borrado por error o que se nota la falta de una memoria o disco USB.

3. Nombrar los respaldos de forma poco clara e inconsistente

Cuando debemos restaurar archivos, suele ser necesario que lo hagamos en el menor tiempo posible. ¿Pero qué pasa cuando tenemos varias copias de esos archivos o carpetas, y no sabemos cuál es la más reciente?

Nombres de carpetas o archivos comprimidos como «último», «diciembre» o «copia pendrive» no brindan suficiente información para ubicar a qué dispositivo o persona pertenecen ni para definir con facilidad la fecha en que fueron hechos.

Fotografías familiares, años de correos electrónicos, proyectos laborales o académicos y otros registros personales suelen sumar cada vez más cantidad de archivos, alcanzando cientos o miles, repartidos en innumerables carpetas y dispositivos.

Por eso es que, de no contar con nombres claros en los respaldos, comparar el contenido de las carpetas una a una para identificar las que necesitamos resulta una tarea extremadamente lenta y tediosa (además de potencialmente costosa), en el peor momento posible.

Consejo: al nombrar las carpetas de respaldo o los archivos comprimidos que contienen sus respaldos, siempre incluya la fecha del respaldo (y eventualmente la hora) en formato ISO: AAAAMMDD – año con cuatro cifras, mes y día con dos, en ese orden.

Por ejemplo, use «20201201» para indicar el 1º de diciembre del año 2020. Los archivos quedarán ordenados secuencialmente, evitando confusiones.

Antes:

  • resp-marzo-20-pc.zip
  • todo-junio-juan.zip
  • ultimo_respaldo_abril.zip
  • docs laptop.zip

Ahora:

  • respaldo-juan-20200301-pc.zip
  • respaldo-juan-20200401-lp.zip
  • respaldo-juan-20200401-pc.zip
  • respaldo-juan-20200601-pc.zip

4. Hacer los respaldos cada períodos de tiempo variables

Una de las desventajas de tener que hacer los respaldos manualmente es la falta de constancia, que suele llevar a extensos períodos de tiempo durante los que no hay respaldos.

Automatizar los respaldos da constancia, previsibilidad y tranquilidad.

No contar con copias de nuestros archivos de ese momento en que sabemos que los archivos estaban en buen estado o con la información necesaria resulta frustrante cuando recurrimos a los respaldos para salvar el día y, en el mejor de los casos, puede hacernos perder incontables horas recreando documentos o reingresando datos en planillas.

5. Respaldar en el mismo dispositivo en el que se encuentran los datos originales

Muchas veces vemos que el respaldo consiste en una carpeta más en el disco duro, donde la persona hizo una copia directa de ciertos archivos que considera importantes. El problema es que, si se pierde el equipo, se daña o es robado, se perderán simultáneamente los datos originales y sus respaldos.

Esto hace a ese refrán tan conocido como importante de evitar poner todos los huevos en la misma canasta.

6. Usar memorias USB (pendrives) o discos duros portátiles

El principal problema de estos medios es la facilidad con la que se rompen, pierden o roban.

Las memorias USB (o pendrives) cuando fallan lo hacen sin aviso previo y de forma total: un día los archivos están, y al otro los archivos son totalmente inaccesibles.

Con los discos duros ese no suele ser el caso; sin embargo, los discos duros tradicionales (mecánicos, con partes móviles y discos metálicos que giran a gran velocidad) son muy sensibles a golpes, por lo que una caída de la mesa o de sus propias manos al manipularlos puede dejarlos con daños parciales o totales en un instante.

Los nuevos discos duros de estado sólido (SSD, por sus siglas en inglés) son más costos, pero son 10 o más veces más rápidos, consumen menos energía y son a prueba de golpes.

Sólo debe considerarse que los SSD son igualmente sensibles a descargas eléctricas y a ciertos campos magnéticos, además de que tienen limitada la cantidad de veces que pueden escribir datos a lo largo de su vida útil, lo que los hace menos seguros para alojar respaldos que se refrescan con mucha frecuencia.

Además, y esta es una característica clave que los hace inconvenientes, deben ser conectados manualmente cada vez a los equipos que deseamos respaldar:

  • sobrexigimos los cables y puertos USB aumentando las posibilidades de dañarlos,
  • debemos agregar una tarea más a nuestro día,
  • debemos trasladarlos o mantenerlos cerca de los equipos,
  • corremos el riesgo de dejarlos conectados justo cuando nuestros equipos son atacados por programas dañinos o son robados o destruidos por alguna calamidad.

7. Guardar los respaldos en lugares inadecuados

Ampliando lo explicado antes (con el ejemplo quizá evidente pero harto común de tener las copias de seguridad en el mismo equipo en que están los datos originales), una de las máximas en los respaldos es nunca guardar todos los medios o dispositivos usados para respaldar en el mismo espacio físico en que se encuentran los datos originales.

  • Si sus computadoras están en su casa, al menos una copia de seguridad de los datos que contienen debería estar en otro lugar, como por ejemplo la casa de algún amigo de confianza.
  • Si trabaja en una oficina, al menos una copia de seguridad de los datos que contienen sus computadoras debería estar en un cofre en el banco o en las oficinas de su proveedor de soporte informático, por ejemplo.

Aquí aplica una máxima conocida como Regla 3-2-1, esencial para los respaldos.

La regla 3-2-1:

  • 3 copias de la información,
  • 2 copias de fácil acceso (la original y un respaldo local),
  • 1 copia físicamente distante (remota).

Es común y recomendable tener, por ejemplo, un disco de red (NAS, por sus siglas en inglés) conectado en la misma red de sus equipos para alojar allí respaldos locales. Estos dispositivos consumen poca energía, ocupan poco lugar, tienen protecciones especiales para conservar los datos y permiten un rápido acceso a los respaldos cuando se los necesita.

Pero este no puede ser su único plan de contingencia.

Cuando toda la información está en un mismo ambiente (como su casa u oficina), sea en un disco USB o en un disco de red, un incendio o un robo puede ser devastador.

Esto incluso aplica a bolsos, ya que algunas personas guardan y trasladan consigo su computadora portátil junto al disco duro externo donde hacen los respaldos… perdiendo datos originales y respaldos a la vez cuando son víctimas de robos o sufren accidentes.

Y si hablamos de lugares compartidos, recordemos también que colegas, personal de limpieza e incluso hijos y mascotas (sobre todo si trabajamos desde casa) podrían tener encuentros desafortunados con nuestros datos y respaldos, golpeándolos, tirándolos al suelo, perdiéndolos, borrándolos o hasta arrojándolos a la basura.

Este es uno de los principales motivos por los que alojar respaldos en la llamada «nube» resulta una opción atractiva para cumplir con la necesidad de contar con respaldos remotos de forma automática, aunque esto implica costos recurrentes y riesgos particulares que debemos considerar y que merecen un capítulo aparte.

8. No proteger los respaldos con contraseña

Por último, cabe considerar que si nuestros equipos contienen archivos con información sensible personal (como contraseñas, copias de documentos de identidad, resultados de exámenes médicos o datos de cuentas bancarias), o datos comerciales o gubernamentales, nuestros respaldos también tendrán esa información sensible.

Usar una contraseña segura impedirá que caigan en manos equivocadas y sean vistos o modificados, por error o adrede por personas no autorizadas, asegurando nuestra privacidad y su integridad cuando los necesitemos.

¿Sabía que el 31 de marzo es el Día Mundial de los Respaldos?

Empiece hoy mismo a hacer regularmente una copia de seguridad de sus datos. ¡Las posibilidades de perder parte o todos sus datos son cada vez más altas!

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