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comunicación y tecnología para empresas

4 reglas para escribir con claridad en el trabajo

en Jun 17, 2011 en Blog | Haga un comentario

En la escritura con fines laborales, y sobre todo en la escritura para la Web, es preferible la claridad a la elegancia: siempre exprese su punto sin distracciones, con la mayor claridad y con la menor ambigüedad posibles.

Demuestra aprecio por el tiempo de quienes leen sus palabras y hace más eficaces a sus comunicaciones.

Aquí hay cuatro maneras sencillas de hacerlo:

  1. Lo más importante en la primera frase.
    No intente atraer a sus lectores con información introductoria; nadie la leerá. Haga que su punto principal sea el primero. Sólo después entre en detalles.
  2. Una idea por párrafo y un tema por email o memo.
    Las novelas y libros de estudio de ciertos temas tienen varias ideas complejas en un solo gran párrafo. En la escritura de negocios, cuando tenga otra idea que plantear u otro punto más o menos extenso que detallar, inicie un nuevo párrafo.
    En cuanto a los correos electrónicos, que sean monotemáticos para facilitar el seguimiento de tareas y discusiones (con un Asunto descriptivo, claro).
  3. Oraciones cortas.
    Las oraciones largas tienden a hacerse complejas. Si necesita escribir una oración larga, intente dividirla con alguna coma, punto y coma o dos puntos: creará fragmentos más fáciles de comprender. Puede aprender a usar mejor estos signos ortográficos aquí.
  4. Texto escaneable. Pocas personas leen cada palabra en un correo electrónico, documento o página web. Ayude a que quien lee pueda explorar y comprender rápidamente las distintas partes de su mensaje, para luego centrarse en las que más le interesan:
    • escriba encabezados para cada sección o para cuando el texto supere media página,
    • destaque palabras clave con subrayados o negritas,
    • utilice listas.
    • Una advertencia: no cambie los colores del texto. Puede hacerlo más difícil de leer para algunas personas (conozca más sobre accesibilidad aquí) y seguramente lo haga ver menos profesional.

TL;DR

¿Sabe qué significa TL;DR (en inglés) o WP:DL (en español)? Demasiado largo, no lo leí.

Se usa –con cuidado de no ser despectivo– para indicar que un texto parece ser demasiado largo para invertir tiempo en comprenderlo.

Normalmente viene acompañado del pedido de un resumen o de su reescritura.

Creación y edición de textos, fáciles de leer, interesantes y alineados con sus objetivos de negocios.

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